Waarom je fitnesscentrum niet zonder goede software voor ledenadministratie kan
Je fitnesszaak is goed gelegen en leden kunnen makkelijk parkeren.
Binnen heb je alles tot in de puntjes verzorgd: de balie ziet er mooi uit, je gloednieuwe logo prijkt in het groot op de muur en je hebt de schoonste toiletten van het land.
En de fitnesstoestellen die er staan te blinken, zijn qua prijs-kwaliteit de beste op de markt – dat weet je na grondig onderzoek wel zeker.
Allemaal belangrijk.
Maar wat je echt óók nodig hebt voor je zaak, is goede ledenadministratiesoftware. En nee dat is geen verkoopspraatje, op mijn erewoord!
Een fitnessonderneming draait om meer dan een praktische locatie, de nieuwste apparatuur, en de leukste groepslessen.
Want je leden hebben verwachtingen die verder gaan dan enkel een fijne plek om te sporten.
Ze vertrouwen hun persoonlijke gegevens en misschien zelfs medische informatie aan jou toe, en verwachten dat je daar zorgvuldig mee omgaat.
Ze willen dat hun betalingen altijd op tijd verwerkt worden, zodat hun abonnement nooit per ongeluk verloopt.
En als ze een vraag hebben over hun lidmaatschap, dan willen ze snel een helder antwoord.
Eigenlijk komt het allemaal neer op één ding: je leden willen zich belangrijk voelen. En dat zijn ze natuurlijk ook.
In dit artikel lees je waarom het niet te doen is om al die verwachtingen in te lossen zonder goede software voor ledenadministratie.
Toch niet als je je zaak een beetje serieus wil aanpakken. Of als je graag nog iets anders doet dan de hele dag met stapels formulieren en saaie cijfertjes bezig te zijn.
Om het je gemakkelijk te maken, vind je hieronder de linkjes naar de verschillende onderdelen:
De problemen met handmatige ledenadministratie
Lang geleden, toen de dieren nog spraken en mensen hun administratie nog met een vodje papier of ingewikkelde Excellijsten bijhielden, was de ledenadministratie een enorme klus voor fitnessondernemers.
Gelukkig is de technologie nu een stuk verder.
Toch beginnen veel fitnessondernemers met een manueel systeem. Want dat spaart kosten uit (dénken ze), en het is nog enigszins doenbaar als je niet veel leden hebt.
Helaas verliezen ze uit het oog welke nadelen handmatig werken heeft en welke voordelen van goede software ze missen.
In het eerste deel van dit artikel duiken we dieper in de nadelen van traditionele, handmatige ledenadministratie.
Ik laat je zien waarom papieren administratie en Excel geen slimme keuzes zijn voor een moderne fitnessonderneming.
Nadelen van papieren administratie
In de beginjaren van de opkomst van de fitnessbranche deed zo goed als iedereen zijn ledenadministratie op papier.
Dat is begrijpelijk, want zelfs Excel bestond nog niet, om nog maar te zwijgen over specifieke software voor ledenadministratie.
Tegenwoordig zul je heel hard moeten zoeken naar fitnessondernemers die nog steeds enkel met papieren formulieren en dossiers werken.
Maar velen doen dat wel nog gedeeltelijk, bijvoorbeeld voor inschrijfformulieren. Terwijl ze niet stilstaan bij de nadelen en risico’s die dat met zich meebrengt.
Een overzicht:
- Er kunnen gegevens verloren gaan
Papieren kun je verloren leggen of per ongeluk in de verkeerde map stoppen. Ze kunnen scheuren, opbranden of onleesbaar worden nadat ze nat werden.
Of ze waren misschien al van in het begin onleesbaar, omdat schoonschrift niet het favoriete vak was van het lid van wie je nu vertwijfeld het inschrijfformulier vasthoudt.
Enfin, je snapt het wel. Gegevens die enkel op papier worden bijgehouden, kunnen verloren raken, voor altijd kwijt.En dat is niet alleen vervelend, dat kan je serieuze problemen opleveren.
- Tijdverlies
Het invoeren, bijwerken en raadplegen van gegevens op papier kost enorm veel tijd.
En je hebt wel wat beters te doen dan door een stapel papieren ploegen op zoek naar het e-mailadres van de vergeetkop die gisteren zijn horloge in de kleedkamer heeft laten liggen.
- Moeilijk te organiseren
Zelfs opruimgoeroe Marie Kondo zou het moeilijk hebben om ledendossiers, inschrijfformulieren en reserveringslijsten op een praktische en logische manier te organiseren.En naarmate het aantal leden toeneemt, wordt die uitdaging steeds groter.
- Meer kans op fraude
Als je persoonlijke informatie zoals namen, adressen, medische gegevens, en betaalgegevens op papier bijhoudt, dan speel je met vuur.Papieren documenten vallen gemakkelijk in handen van mensen die daar geen zaken mee hebben.
Daardoor neemt de kans op identiteitsdiefstal en fraude toe.
Op jouw verantwoordelijkheid.
- Beveiligingsrisico’s
Met papier is het moeilijk om te zorgen voor een goede beveiliging.Hoe zorg je ervoor dat privacygevoelige informatie op papieren documenten altijd veilig en conform de wetgeving bewaard wordt, zodat je niet met enorme boetes geconfronteerd wordt?
Eerlijke vraag. Want ik zou het zelf ook niet weten.
Excel is een veelgebruikte oplossing, maar...
Fitnessondernemers en verenigingen die Excel gebruiken om hun ledenadministratie te beheren, die wil je de kost niet geven.
Want Excel hebben ze meestal toch al op hun computer staan, en ze kunnen er al mee werken.
Toegegeven, het is een grote verbetering ten opzichte van enkel met papier werken. Maar de nadelen zijn toch niet te onderschatten:
- Tijdrovend
Eerst en vooral is het opzetten van een uitgebreid Excelbestand voor je ledenadministratie een hele klus.Want Excel is een krachtig programma, absoluut. Maar het is simpelweg niet ontworpen om je ledenadministratie bij te houden.
Zelfs als je een iet of wat handig Excelbestand hebt, verlies je nog steeds erg veel tijd voor relatief eenvoudige taken.
Want stel dat je leden met een betaalachterstand een herinneringsmailtje wilt sturen.
Als je dan eerst in je Excelbestand een selectie moet gaan maken van de leden in kwestie, dan hun e-mailadressen moet gaan opzoeken en hen dan pas vanuit je mailbox kan gaan mailen, dan ben je best een tijdje bezig.
- Het overzicht is zoek
Met Excel is het moeilijk om ledeninformatie op een overzichtelijke manier op te slaan, zeker als je club groeit, je steeds meer leden krijgt en je administratie steeds complexer wordt.
En dus moet je zoeken naar gegevens en kun je leden vaak niet snel een antwoord geven als ze vragen hebben over hun abonnement of laatste betaling.Dat is frustrerend voor jou, maar zeker ook voor je leden.
- Gevoelig voor fouten
Computers zijn niet onfeilbaar, maar het is wel een feit dat mensen veel meer fouten maken.Dat komt omdat we afgeleid worden, slecht geslapen hebben, niet goed opletten of tja, gewoon omdat we mensen zijn.
Als al je gegevens handmatig moeten worden ingevoerd, is de kans groot dat er fouten in zitten.
En als de betaling van mevrouw Boon per ongeluk werd ingevoerd bij mevrouw Boom, zal die eerste niet blij zal zijn als haar abonnement niet verlengd werd.
- Beperkte beveiligingsopties
Ook met Excel is het erg moeilijk om te voldoen aan de geldende privacywetgeving, en dat wil je echt wel, want de boetes voor overtredingen lopen snel hoog op.Excel is kwetsbaar voor ongeautoriseerde toegang, en het is ingewikkeld om bij te houden wie toegang heeft tot welke gegevens. Je kunt in Excel bijvoorbeeld niet instellen wie wat mag inzien of wijzigen.
Conclusie
Een handmatige ledenadministratie is gewoonweg helemaal niet efficiënt.
Excel is prima voor tabellen, niet voor mensen en over papier zullen we het maar beter helemaal niet meer hebben.
Wil jij je tijd besteden aan taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden?
Nee?
Lees dan vooral verder, want in het volgende deel duiken we dieper in hoe goede software jou meer tijd en energie laat besparen dan je ooit voor mogelijk hield.
Hoe goede ledenadministratiesoftware je zaak naar een hoger niveau tilt
Hopelijk ben je er intussen van overtuigd dat een handmatig ledenadministratiesysteem niet de juiste weg is.
Kwalitatieve ledenadministratiesoftware dus, je zult blij zijn dat je de overstap hebt gemaakt.
Want een goed systeem heft niet alleen de nadelen van een handmatige ledenadministratie op, het biedt ook een strategisch voordeel voor de groei en het succes van je bedrijf.
Tijdsbesparing
Er zijn vele ledenadministratiesystemen op de markt.
En die hebben allemaal één ding gemeen: ze zorgen voor een enorme tijdsbesparing ten opzichte van handmatige systemen.
Leden kunnen eenvoudig worden geregistreerd.
Betalingen worden automatisch afgeschreven van hun rekening. Wanbetalers krijgen een automatische herinnering. Abonnementen worden automatisch verlengd. Je hebt direct toegang tot actuele gegevens.
Het punt is: taken worden geautomatiseerd.
En dus komt er voor jou een zee van tijd vrij.
Tijd die je nu kunt besteden aan je leden of aan je zaak.
Want daarvoor ben je ondernemer geworden.
Nauwkeuriger
Ik schreef het al eerder: mensen maken veel meer fouten dan computers.
Daarom is het niet alleen qua tijdswinst interessant als zaken automatisch gebeuren, het is ook beter voor de juistheid van de gegevens.
Maar het gaat nog verder. Want computers kunnen fouten van mensen ook verbeteren, of op zijn minst signaleren.
In goede gym management software zitten automatische checks verwerkt.
Typ je een bankrekeningnummer in wat niet bestaat? Dan wordt dat niet aanvaard. Klopt het e-mailadres niet qua structuur? Dan krijg je een melding.
En dus krijg je niet alleen minder fouten, maar ook meer vertrouwen van je leden.
De gegevens worden veilig en volgens de privacywetgeving bewaard
Leden vertrouwen je hun persoonlijke gegevens toe. En het is niet alleen ethisch belangrijk dat jij daar goed voor zorgt, er is ook de privacywetgeving (zoals de AVG) die je verplicht om zorgvuldig om te springen met persoonsgegevens.
Met goede software zit je meteen veilig: je gegevens zijn beschermd en je voldoet aan de wet.
En dus vermijd je torenhoge boetes, die kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of -wellicht realistischer, maar toch ook afschrikwekkend, 4% van je jaaromzet.
Uitgebreide inlogmogelijkheden geven alleen bevoegde medewerkers toegang tot de gegevens.
En als je leden dat vragen, kun je hun gegevens heel eenvoudig permanent verwijderen, zoals ook voorgeschreven door de AVG.
Ten slotte worden er automatisch en zeer frequent back-ups gemaakt van de gegevens.
Jij hoeft je dus zeker geen zorgen te maken over boetes of datalekken.
Betere klantenservice en ledenervaring
Een bedrijf kan alleen blijven bestaan als de klanten tevreden zijn.
En de manier waarop je je ledenadministratie aanpakt, heeft zeker invloed op de tevredenheid van je leden.
Want mensen die in een fijne, goed onderhouden sportschool kunnen trainen, maar die keer op keer lang moeten wachten als ze een vraag hebben over hun lidmaatschap of hun betalingen, die gaan zich ergeren.
Leden verwachten dat ze snel en accuraat geholpen worden. Als jij je door een berg papieren moet worstelen als meneer Desmet komt vragen wanneer zijn abonnement vervalt, dan komt dat niet goed over.
Gelukkig is het simpel.
Want een goed systeem maakt je klantenservice niet alleen sneller, maar ook persoonlijker. Je ziet meteen wie iemand is, wat hun voorkeuren zijn, of ze jarig zijn… en dat maakt een verschil.
Leden die zich gewaardeerd en belangrijk voelen, zijn veel eerder geneigd om loyaal te blijven aan je fitnesscentrum.
Groeimogelijkheden en strategische inzichten
Los van de voordelen die een goede ledenadministratie heeft bij het dagelijkse runnen van je zaak, is ze ook onontbeerlijk als je de ambitie hebt om te groeien.
Een goed systeem biedt uitgebreide rapportages en statistieken. Dat klinkt saai, maar het is eigenlijk gewoon inzicht in wat je leden willen. En dat is goud waard.
Want door data te verzamelen over leden, betalingen en lidmaatschapsgedrag, kun je trends ontdekken en geïnformeerde beslissingen nemen.
Zo kun je onder meer:
- meten hoe betrokken je leden zijn
Welke leden komen het vaakst naar de sportschool? Wanneer verlengen de meeste leden hun lidmaatschap?Het zijn maar enkele vragen die je helpen met het plannen van marketingcampagnes.
Als bijvoorbeeld blijkt dat veel leden hun lidmaatschap in januari verlengen, dan stuur je in december speciale aanbiedingen om de verlengingen te bevorderen.
- financiële inzichten krijgen
Hoeveel inkomsten komen er maandelijks binnen? Wat zijn je grootste inkomstenstromen?Stem je prijzen en aanbod beter af op je leden en de marktvraag door de juiste gegevens uit je ledenadministratiesoftware te halen.
- je abonnementen analyseren
Welke abonnementen en groepslessen zijn het populairst?Optimaliseer je aanbod en richt je in je marketing op verschillende doelgroepen.
Flexibiliteit en schaalbaarheid naar de toekomst
Goede ledenadministratiesoftware groeit mee met je bedrijf.
Of je nu extra locaties opent, nieuwe abonnementsopties aanbiedt, of je systeem wilt aanpassen aan een veranderende wetgeving, de software moet met je meekunnen zodat je bedrijfsvoering niet belemmerd wordt.
Hier is cloud-gebaseerde ledenadministratiesoftware interessant.
Als je gegevens niet op één computer staan, maar veilig online, dan kun je er altijd en overal bij. Meerdere medewerkers hebben tegelijk toegang tot dezelfde gegevens.
Dat is vooral heel nuttig als je een sportschool met meerdere locaties hebt, want dan kan de ledenadministratie op elke locatie in real-time geraadpleegd worden en heb je overal up-to-date gegevens.
Maar ook als je gewoon een enkele vestiging hebt, is cloud-gebaseerde software absoluut een voordeel. Je kunt dan bijvoorbeeld ook van thuis uit bezig zijn met het management van je zaak.
Goede software biedt ook de mogelijkheid om verschillende databanken te linken, maar toch ook als apart te beschouwen.
Dat is ook weer handig is als je meerdere vestigingen hebt. Leden kunnen dan immers kiezen op welke locatie ze gaan sporten, maar jij behoudt wel het overzicht per vestiging.
Welke functies je ledenadministratiesoftware móet hebben
Er zijn een aantal functies die absoluut aanwezig zouden moeten zijn in de software om je fitnesscentrum efficiënt te beheren.
Ledenregistratie
Leden moeten snel en eenvoudig te registreren zijn. Een pluspunt is als ze dat zelf online kunnen doen. Ook dat spaart weer tijd uit.
Er moeten behalve persoonsgegevens ook andere gegevens kunnen worden opgeslagen.
Dat kan medische informatie zijn, zodat je direct ziet dat meneer Verboom nog herstellende is van een herniaoperatie, maar je kunt ook zaken intypen die niet meteen gerelateerd zijn aan je club.
Zo kun je tijdens een praatje met je leden vragen naar de voortgang van een verbouwing, mee voorpret hebben voor een vakantie die voor hen in het verschiet ligt of informeren naar hun zieke hondje.
En dus toon je betrokkenheid, en dat wordt geapprecieerd.
Abonnementen
Je wilt misschien verschillende prijzen hanteren voor senioren of jeugdleden. Of korting geven aan de neef van je buurman. Misschien ga je gedeeltelijk onbemand open, maar wil je geen hangjongeren in je club als er geen personeel aanwezig is.
Zulke dingen moeten gewoon kunnen met je ledenadministratiesoftware.
Of je nu een proefabonnement wilt lanceren voor iedereen die binnen een straal van 800 meter rond je club woont, of een abonnement voor vrouwen boven de veertig met een BMI tussen 20 en 30 (ik zeg maar wat), je systeem moet meebewegen met jouw logica, hoe creatief die ook is.
Want hoe flexibeler je aanbod, hoe beter je inspeelt op je leden. En dat is dan weer beter voor je omzet.
Betalingsverwerking
Betalingen zijn een belangrijk onderdeel van je ledenadministratie. Het systeem moet in staat zijn om meerdere betalingsmogelijkheden te bieden. Daarvan is automatische incasso de belangrijkste.
Voor leden die betaald hebben, dient het abonnement automatisch verlengd te zijn, en de betalingshistoriek moet per lid opvraagbaar zijn.
Nog handiger is het als het systeem automatisch storneringen verwerkt. En dan meteen ook een herinnering stuurt naar de betreffende leden.
Geïntegreerde toegangscontrole
Je wilt natuurlijk dat alleen betalende en geregistreerde leden binnen kunnen in je fitnessclub.
Logisch, het is een kwestie van veiligheid en van eerlijkheid.
Maar je wilt ook niet elke dag iemand aan de deur zetten om met een strenge blik te toegang te bewaken.
Dat kost handenvol geld, en laat ons eerlijk zijn: niemand heeft daar zin in.
Daarom is het handig als je ledenadministratiesoftware een toegangscontrolesysteem bevat.
Zo krijg enkel wie lid is (en betaald heeft) toegang tot je zaak – automatisch, zonder dat jij ernaar om hoeft te kijken.
Er zijn verschillende manier om zo’n toegangscontrole te regelen.
Wil je weten welke opties er zijn en wat het beste past bij jouw club?
Daarover schreven we een ander uitgebreid artikel.
Rapportage en analyse
Rapportages bieden waardevolle inzichten in de prestaties van je fitnesscentrum en in het gedrag van je leden.
Want wie zijn cijfers kent, snapt wat er écht gebeurt in zijn fitnesszaak.
Met goede ledenadministratiesoftware krijg je met een paar klikken inzicht in je financiën, het gedrag van je leden en hoe goed je abonnementen het doen.
Stel dat je merkt dat de meeste van je leden ’s ochtends vroeg komen sporten, dan weet je dat het slim is om daar extra groepslessen of personeel in te plannen.
En zie je dat je steeds minder jongeren als lid hebt? Dan bedenk je vlug een hippe abonnementsnaam, en je geeft er een gratis coole sporttas bij – daar kunnen ze zeker niet aan weerstaan.
Kortom: goede rapportage helpt je om slimmer te werken, in plaats van harder.
En daar heeft iedereen baat bij – jij én je leden.
Communicatie met je leden
Je wilt makkelijk met je leden kunnen praten – en dan bedoel ik niet aan de balie, maar via mail of app, zonder gedoe.
Een nieuwsbrief naar iedereen sturen? Een vriendelijk duwtje in de rug voor wie al twee weken spoorloos is? Of gewoon mevrouw Claes even vragen of haar intakesessie een half uurtje later mag?
Dat wil je rechtstreeks vanuit je ledenadministratiesoftware kunnen doen – snel, simpel en overzichtelijk.
Zulke mailtjes zijn zo verstuurd, en ze maken echt een verschil.
Want leden die zich gezien en gehoord voelen, blijven langer plakken.
En dat is precies wat je wilt.
Klantenservice en support
Hoewel klantenservice geen directe functie van je software is, is het wel heel belangrijk, dus het kon hier niet ontbreken.
Als je een keer tegen technische problemen aanloopt of een vraag hebt, is het meer dan fijn dat de klantenservice je daar snel en vriendelijk bij helpt.
Let hierbij op:
- Is de klantendienst ook buiten de kantooruren en in het weekend bereikbaar?
- Kun je hen op verschillende manieren bereiken?
- Zijn er duidelijke gebruikershandleidingen beschikbaar?
- Krijg je geregeld updates en verbeteringen?
Verlies dit onderdeel niet uit het oog. Je wilt echt niet vastzitten aan een systeem waarbij je voor elke vraag dagen moet wachten op antwoord.
Extra functies die wellicht de moeite waard zijn
Kassasysteem
Als je eiwitshakes, sporttassen of koffie verkoopt, is een kassasysteem een must.
Leden kunnen bijvoorbeeld vooraf krediet op hun account zetten, en elke bestelling wordt meteen afgeboekt en netjes verwerkt in je boekhouding.
Geen gedoe, alles direct geregeld!
Plannings- en reservingsopties
Zeker als je groepslessen aanbiedt, is het heerlijk als leden hun plek online kunnen reserveren.
Geen eindeloze telefoontjes meer van leden die willen wijzigen of annuleren, dat scheelt enorm in je administratie.
En voor andere afspraken, zoals intakegesprekken of personal training, is een geïntegreerde kalender echt een topfunctie.
Marketingtools
Je leden willen zich gewaardeerd voelen, en een simpel berichtje kan al wonderen doen.
Maar wie heeft tijd om dagelijks te checken of iemand jarig is, of om te zien wie er alweer een tijd niet geweest is?
Gelukkig bieden sommige systemen de mogelijkheid om automatisch e-mails te sturen. Jij stelt in wanneer en wat je wilt zeggen, en de software doet de rest!
Mobiele app
Met een mobiele app hoeven je leden geen pasje meer mee te nemen – ze scannen simpelweg hun QR-code of barcode.
Ook handig: de app biedt niet alleen toegang tot hun abonnementsinformatie, maar het is ook een ideaal kanaal om snel en gemakkelijk met je leden te communiceren.
Hoe kies je nu de ledenadministratiesoftware die het beste bij jouw zaak past?
Zie je door de bomen het bos niet meer en vind je het moeilijk om te kiezen tussen alle ledenadministratiepakketten op de markt?
Geen zorgen!
Want daarover schreven we een aparte praktische gids. Daarin lees je stap voor stap waar je op moet letten bij het kiezen van ledenadministratiesoftware – en hoe je weet wat bij jóuw club past.