Alles wat je moet weten over de toegangscontrole van je fitnessonderneming
Of je nu een budgetketen runt, een premium fitnessclub of een kleine yogastudio: toegangscontrole van je fitnessonderneming is tegenwoordig geen luxe meer, het is een must.
Als ondernemer wil je weten wie er binnenkomt.
Want als je dat weet, heb je een schat aan informatie in handen. Loop je zomaar geen inkomsten mis. En spaar je misschien wel heel wat kosten uit.
Hoe die toegangscontrole er precies uitziet, hangt helemaal af van jouw situatie.
Wil je je club ’s nachts onbemand open doen? Dan heb je iets anders nodig dan wanneer je gewoon zeker wilt zijn dat iedereen die binnenkomt netjes heeft betaald.
Maar waarom is het eigenlijk belangrijk om de toegang tot je club te controleren?
Waar moet je op letten als je eraan begint?
Wat is er allemaal mogelijk?
En hoe ziet zo’n toegangscontrole er in de praktijk uit?
In dit artikel leg ik het allemaal voor je uit, en krijg je heel wat praktische tips. Ik bouwde het als volgt op:
Wat is toegangscontrole precies?
Toegangscontrole klinkt misschien wat streng – alsof je club ineens een strikt beveiligde zone wordt met bewakingscamera’s, zware toegangsdeuren en nors kijkend securitypersoneel.
Geen zorgen: het is een stuk eenvoudiger, praktischer én klantvriendelijker dan dat.
Toegangscontrole betekent gewoon dat je controleert wie er binnenkomt in je fitnessclub, studio of sportcentrum.
En dat je alleen toegang geeft aan wie daar ook echt recht op heeft: leden met een actief abonnement, iemand die een proefles heeft geboekt, of een personal trainer waar je mee samenwerkt.
In plaats van een medewerker die aan de balie checkt of iemand mag binnenkomen, laat je die toegang automatisch verlopen.
Bijvoorbeeld met een pasje, QR-code, tag of zelfs een app op de smartphone.
Dat hoeft niet met poortjes of automatische deuren te gaan, trouwens.
Toegangscontrole kun je ook inzetten voor:
- Specifieke zones (zoals een wellnessruimte, groepsleszaal of squashbaan)
- Tijdslots (iemand mag alleen op dinsdagavond komen sporten)
- Personeelstoegang (alleen de trainer mag in het materiaalhok)
Het systeem doet wat het moet doen: mensen toelaten als ze hen geldig abonnement hebben voor dat tijdstip, en weigeren als dat niet zo is.
En dat zonder gedoe, zonder wachtrijen, en zonder handmatig controleren.
Waarom zou je de toegang tot je club controleren?
Sommige fitnessondernemers zijn nogal terughoudend als ze het woordje toegangscontrole horen.
Dat zijn dan meestal mensen met een kleine, familiale club, die vele leden bij naam kennen en ervan uitgaan dat die allemaal goudeerlijk zijn en nooit hun abonnement vergeten te verlengen.
Ze denken dus dat het voor hun bedrijf gewoonweg niet nodig is.
Ik ga hier niet beweren dat fitnesscenters met enkel betrouwbare leden niet bestaan.
Maar ik durf wel te stellen dat een toegangscontrolesysteem ook voor hen heel nuttig is.
Want een eerste voordeel van toegangscontrole geldt voor alle soorten clubs, en wordt vaak onderschat of zelfs over het hoofd gezien:
Je krijgt nuttige data in handen
Je weet wanneer je leden komen, en wanneer niet
Als je exact ziet op welke dagen en tijdstippen je club bezocht wordt, dan zie je meteen ook:
- de drukste momenten van de dag of week
En dus stem je je personeelsplanning daarop af of plan je die razend populaire spinningles ook ’s ochtends, als je club het drukst bezocht wordt. - de tijdstippen waarop het erg rustig is
Misschien is het interessant een dalurenabonnement in het leven te roepen, dat enkel geldig is op die stille uren.Of misschien kun je op die momenten onbemand open gaan, om personeelskosten uit te sparen. Of je laat de ventilatie automatisch wat zachter zetten, zodat je energie bespaart.
- wie begint af te haken
Zelfs als je je leden persoonlijk kent en constant in je zaak aanwezig bent, valt het je niet altijd meteen op als iemand nog maar één keer per week komt en veel van zijn oorspronkelijke enthousiasme verloren is.Als je de toegang tot je zaak controleert, dan vertelt je software je welke leden waarschijnlijk deugd zullen hebben aan een motiverend berichtje van jou. Want vaak is dat nét wat nodig is om iemand weer betrokken te krijgen.
TIP: Let erop dat je bij het verzamelen van gegevens over je leden voldoet aan de wetgeving omtrent privacy, zoals de AVG. Vraag zeker na bij je leverancier van je ledenadministratiesoftware of ze je lidgegevens veilig bewaren.
Je past je aanbod en diensten slim aan
Zie je dat een bepaald type lid – bijvoorbeeld ouderen boven de 70 – bijna nooit op vrijdagavond komt sporten, maar wél op zaterdagochtend, dan weet je dat je best op dat moment je stoelyogales inplant.
TIP: Als je ziet dat bepaalde abonnementen of groepslessen het niet goed doen, vraag je leden dan feedback over de tijden en het aanbod. Misschien blijkt een ander type les of een ander tijdstip beter te passen, of is de prijsstelling niet optimaal.
Je communiceert gerichter
Nieuwsbrieven sturen met nieuws (duh!), persoonlijke anekdotes of interessante aanbiedingen is altijd aan te raden.
Maar beter is het om niet één brief naar al je leden te sturen, maar je ledenlijst in te delen op basis van toegangsinzichten.
Dan stuur je bijvoorbeeld leden die vaak op woensdagavond komen een aankondiging van een nieuwe groepsles op dat moment.
En nieuwe leden een bedankmailtje.
En leden die afgelopen maand niet zijn geweest een speciale welkom-terug-aanbieding-voor-luiwammesen. Of zoiets. Vul het vooral zelf in.
Slimme communicatie voelt persoonlijker aan, en dat versterkt de band met je leden.
Je voorkomt omzetverlies
Stel dat iemand zijn abonnement niet verlengd heeft, maar wél nog binnenkomt.
Dat kan zelfs per ongeluk zijn: hij heeft je herinneringsmailtje over het hoofd gezien en is in de veronderstelling dat alles gewoon in orde is.
Een toegangscontrolesysteem voorkomt zulke situaties.
Geen actief lidmaatschap? Geen toegang.
Zo worden abonnementen op tijd betaald, zónder dat jij daar achteraan hoeft te gaan.
Je verhoogt de veiligheid van je club en je leden
Controleer je de toegang tot je zaak, dan zorg je meteen ook voor een veel veiligere club. Voor je leden, je personeel én je infrastructuur.
Alleen de juiste mensen binnen
Het systeem laat alleen mensen met een geldig abonnement binnen. Geen buurmannen die ‘maar één keer willen meekijken’, geen verdwaalde toeristen, geen snoodaards die een gratis warme douche willen meepikken.
Minder kans op diefstal, vandalisme en ongewenst gedrag
Een toegangspoortje of automatische deur maakt heel duidelijk dat je club geen openbare ruimte is, en schrikt mensen met slechte bedoelingen af.
Maar ook als je je leden gewoon laat scannen zonder dat je een poortje hebt, is de kans kleiner dat er iets gebeurt.
En als er toch een dure sporttas gestolen wordt of een fitnesstoestel beschadigd, dan heb je meteen een lijst van verdachte personen.
TIP: Installeer een toegangscontrolesysteem met een camera bij de ingang, zeker als je ook onbemand open doet. Dat helpt niet alleen bij het voorkomen van ongewenste toegang, maar het verhoogt ook het gevoel van veiligheid voor je leden. Ze zullen zich meer op hun gemak voelen als ze weten dat de club goed wordt bewaakt.
Je werkt efficiënter
Minder administratieve rompslomp
Als je leden handmatig moeten controleren bij binnenkomst, dan verlies je daar onnodig veel tijd mee.
Verloopt de toegangscontrole automatisch, dan heb je minder werk aan de balie, minder kans op fouten en meer tijd voor dingen die er écht toe doen, zoals je leden begeleiden.
TIP: Zet een automatische meldingsfunctie in je ledenadministratiesysteem, zodat leden die hun abonnement niet hebben verlengd automatisch een herinnering krijgen. Dat bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je zelf niet het ongemakkelijke gesprek moet aangaan over betaalachterstanden.
Minder discussies en ongemakkelijke situaties
‘Computer says no.’
Je hoeft geen boeman te spelen als je systeem automatisch bepaalt of iemand toegang krijgt, en daar de objectieve informatie voor gebruikt of er een geldig abonnement is dat ook netjes betaald is.
En dan kom je een stuk sympathieker over dan Carol Beer in Little Britain.
Maar goed, geen lastige gesprekken. Geen grijze zones. Iedereen weet waar hij aan toe is.
Managen op afstand
Werk je met cloudsoftware of een gekoppelde app? Dan kun je vanuit je luie zetel de toegang beheren. Handig om een monteur of poetshulp even binnen te laten.
Nu je begrijpt waarom toegangscontrole essentieel is voor je club, duiken we dieper in de verschillende toepassingen en systemen die je kunt gebruiken.
Welke toepassingen en systemen zijn er?
Voor een goede toegangscontrole is het essentieel om de juiste technologie te hebben.
Een scanner en toebehoren
Het begint allemaal met een scanner, waarmee je leden kunnen inchecken. En zij hebben dan iets nodig om te scannen.
Dat kan zijn:
- een RFID-pasje of armband
- een ledenpas met bar- of QR-code
- een app op hun smartphone die de code toont
TIP: Kies een scanner die zowel barcodes als QR-codes kan scannen, zodat je flexibel bent en zowel leden met een barcodepasje als degenen die de app gebruiken toegang kunnen krijgen.
Staat er altijd iemand aan de balie? Dan ben je al een eind op weg. Je leden scannen hun pasje, en jouw software geeft aan of hun toegang in orde is.
Maar als je personeel ook bezig is met intakegesprekken, groepslessen of halters van de vloer rapen, dan kunnen er makkelijk mensen tussendoor glippen.
In dat geval is een toegangspoortje een slimme aanvulling.
Toegangspoortjes
Tourniquets (draaikruizen)
Tourniquets zijn klassiekers in de fitnesswereld. Ze zijn compact, betaalbaar, en maken duidelijk: alleen wie toegang heeft, mag naar binnen.
Voordelen:
- Eén persoon tegelijk
- Ingebouwde scanner
- Ideaal voor kleinere zones (zoals een saunaruimte of squashzaal)
Nadelen:
- Niet rolstoelvriendelijk
- Niet onmogelijk om overheen te springen (voor wie écht graag binnen wil)
Manhoge draaideuren
Deze professionele, afgesloten draaideuren zien er ongeveer uit als de foto hierboven en draaien alleen als de software toestemming geeft. Je stapt er letterlijk in.
Voordelen:
- Extreem veilig
- Ingebouwde scanner
- Niet overklimbaar
- Strakke, moderne uitstraling
Nadelen:
- Duurder
- Nemen meer ruimte in beslag
- Minder geschikt voor claustrofobe mensen of voor een club met een warme, open sfeer
Bestaande deuren controleren
Soms is het om wat voor reden dan ook niet mogelijk of wenselijk om een toegangspoortje te plaatsen.
Er is dan nog deze eenvoudige optie: je bestaande binnen- en buitendeuren voorzien van een elektrisch slot en dat dan koppelen aan de toegangssoftware.
Je lid scant zijn pasje of app aan de buitenkant, en de deur ontgrendelt alleen als alles in orde is.
Wanneer is deze oplossing interessant?
- Als je geen plaats hebt voor een tourniquet;
- Als je club in een rustige buurt ligt en je je leden vertrouwt;
- Als je zones heb in je club (zoals wellness of een personeelsruimte) waartoe niet iedereen toegang mag hebben.
TIP: Installeer altijd een deurdranger, zodat de deur vanzelf weer dichtvalt. Je wilt niet dat ze open blijft staan en iedereen gewoon naar binnen kan lopen.
Toegangscontrole vs. gastvrijheid
Sommige fitnessondernemers fronsen als ze het woord ‘toegangspoortje’ horen. ‘Dat voelt zo onpersoonlijk,’ zeggen ze dan. ‘Mijn club moet juist warm en welkom aanvoelen, niet als een luchthaven.’
Terecht punt. Maar goed nieuws: toegangscontrole hoeft helemaal niet ten koste te gaan van de sfeer. Integendeel! Als je het slim aanpakt, versterkt het net de beleving.
Technologie die wél vriendelijk voelt
Denk niet aan piepende poortjes en norse meldingen als ‘Toegang geweigerd’.
Moderne systemen zijn juist ontworpen om gastvrijheid te ondersteunen. Je kunt bijvoorbeeld een zachte piep instellen als bevestiging dat alles in orde is of een welkomsttekst op een scherm laten verschijnen.
Dat voelt eerder als een persoonlijke begroeting dan een controle.
Automatiseren én persoonlijk blijven
Toegangscontrole zorgt er vooral voor dat jij of je personeel tijd wint. Tijd die dan besteed kan worden aan échte aandacht: een praatje met een nieuw lid, wat extra coaching op de vloer, of gewoon een warme glimlach bij het binnenkomen.
Kortom: laat het systeem de saaie taakjes doen, zodat jij de leuke overhoudt.
Professionaliteit = comfort
Leden waarderen het als alles vlot verloopt. Als ze niet in een rij moeten staan, geen pasje nodig hebben omdat alles ook via de app kan, en als de scanner gewoon werkt. Dat geeft vertrouwen in je club.
En geloof het of niet: vlot en professioneel voelt vaak net zo gastvrij aan als een babbeltje bij de balie.
Wat als je gedeeltelijk onbemand wilt opengaan?
Denk je eraan om je club op bepaalde momenten zonder personeel te openen, bijvoorbeeld ’s ochtends vroeg, laat op de avond of zelfs ’s nachts?
Dan is een betrouwbaar toegangscontrolesysteem echt onmisbaar.
Welke oplossing het beste past, hangt sterk af van de locatie van je club en het type leden dat je over de vloer krijgt. Een kleinschalige club in een landelijke gemeente vraagt iets anders dan een drukbezochte gym in de achterbuurt van een grootstad.
Denk in elk geval aan:
- camerabewaking voor extra veiligheid;
- duidelijke noodprocedures voor je leden;
- gescheiden toegangstypes of tijdsgebonden abonnementen;
- heldere communicatie over wie wanneer toegang heeft – en wat te doen in geval van nood.
Praktijkcases
Case 1: Fitness De Miester - persoonlijk én praktisch
Hoe een warme communityclub haar toegang regelt zonder poespas
Bij Fitness De Miester in Bierbeek draait alles om een gemoedelijke sfeer, persoonlijke aanpak en napraten in de gezellige taverne.
De eigenaars kennen de meeste leden bij naam.
Toch willen ze weten wie er precies binnenkomt.
Maar dan zonder poortjes, strakke regels of een kille ontvangst.
Daarom koos De Miester voor een eenvoudige barcodescanner aan de balie, gekoppeld aan hun ledensoftware.
Er is geen toegangspoort, maar een scherm laat meteen zien of een scan geldig is.
Zo blijft de controle op orde, zonder dat de club zijn persoonlijke karakter verliest.
Bij twijfel is er altijd iemand in de buurt om het even op te volgen.
Het resultaat: een systeem dat werkt, zonder onnodige administratie. En een club die voelt als thuiskomen.
Case 2: Go4Fit Basic - 24/7 zonder zorgen
Hoe een fitnessketen veiligheid en gastvrijheid combineert
De fitnessclubs van Go4Fit Basic in Wijchen, Beuningen, Zetten en Grave zijn 24/7 open. Ideaal voor vroege vogels, nachtbrakers en mensen met onregelmatige uren.
Maar: als eigenaar wil je natuurlijk niet wakker liggen van wat er ’s nachts aan je deur gebeurt.
Daarom koos Go4Fit voor een manhoge draaideur aan de ingang van al hun deels onbemande vestigingen.
Die is gekoppeld aan het toegangssysteem, en opent alleen voor leden met een geldig én passend abonnement.
Zo is de toegang altijd strikt geregeld, ook als er geen personeel aanwezig is.
Veilig voor de leden. Rustgevend voor de ondernemer.
Slim detail: overdag – als het drukker is – zijn er wél medewerkers. Ze heten leden welkom, beantwoorden vragen en zorgen voor een warme sfeer.
Zo bewijst Go4Fit dat je automatisering prima kunt combineren met menselijkheid.
Case 3: 123 Fit Lanaken - slimmer open zonder extra personeel
Hoe een club zijn openingstijden verruimde met een slimme mix van tech en vertrouwen
Bij 123 Fit in Lanaken kwamen er steeds meer vroege vogels en late sporters bij. De eigenaar wilde zijn leden meer flexibiliteit bieden, maar zonder extra personeel in te zetten.
De oplossing? Gedeeltelijk onbemand open gaan, met een toegangscontrolesysteem dat meedraait op het ritme van de dag.
Tijdens de bemande uren blijft de buitendeur gewoon open, of zelfs uitnodigend wagenwijd, afhankelijk van het weer.
Maar ‘s ochtends vroeg en later op de avond werkt de club zonder personeel, en dan doet de scanner aan de buitendeur zijn werk.
Na binnenkomst scannen leden opnieuw bij het tourniquet dat permanent in gebruik is.
Omdat het ledenbestand voornamelijk bestaat uit betrouwbare, oudere sporters die nog in geen honderd jaar over een poortje zouden klimmen, was een manhoge draaideur niet nodig.
Maar: een beetje extra controle is altijd welkom.
Daarom werd een camera geplaatst bij de ingang, die automatisch foto’s maakt van iedereen die binnenkomt.
Die worden netjes opgeslagen in de software, en zijn eenvoudig te vergelijken met de profielfoto’s van de leden.
Zo draait de club volledig zelfstandig buiten de piekuren, mét overzicht én met het volste vertrouwen in hun community.
Case 4: Goos Fitworld in Posterholt - zen naar de sauna
Hoe een fitnessclub ook de toegang tot de wellness professioneel aanpakte
Bij Goos Fitworld in Posterholt waren ze al goed op weg: de hoofdtoegang van de club verliep automatisch via een slimme deur, gekoppeld aan hun ledenadministratie.
Maar één zone bleef een knelpunt: het wellnessgedeelte.
De sauna’s, hamam en relaxbaden lagen afgezonderd van de rest van de club, achter een automatische schuifdeur, en ver van de balie.
Alleen leden met een wellnessabonnement mochten daar naar binnen. Maar hoe controleer je dat?
De oplossing die ze hadden, werkte. Soort van. Er hing een codeklavier aan de deur en daarnaast een telefoon. Leden die naar binnen wilden, moesten eerst naar de eigenares bellen.
Die kende de leden die toegang hadden tot de sauna wel min of meer, en gaf dan de code van de deur door.
Een code die ze zelf dagelijks veranderde.
Het werkte, maar het was omslachtig.
De eigenares werd vaak gestoord door telefoontjes.
En de leden moesten bellen en wachten, niet bepaald een ontspannen start van hun wellnessmoment.
Tijd voor iets beters.
De club liet een scanner installeren naast de bestaande schuifdeur.
Die werd gekoppeld aan het toegangscontrolesysteem en de ledenadministratie.
Nu scannen de leden hun pasje, en de deur opent alleen als het wellnessgedeelte in hun abonnement zit.
Het resultaat?
- Geen telefoontjes meer
- Geen codes onthouden of wijzigen
- Wel: een vlotte, professionele en foutloze toegang – precies zoals je verwacht in een moderne club
De ervaring voor de leden is rustiger en aangenamer. En de eigenares houdt tijd en aandacht over voor andere dingen.
Case 5: Turnvereniging Lenig en Sportief - simpel en doeltreffend
Hoe een kleine vereniging haar toegang slim automatiseerde
Bij Turnvereniging Lenig en Sportief in Blanden liggen de matten vier uur per week klaar voor onderhoudsgym en conditietraining.
Leden mogen flexibel langskomen, zolang ze zich maar houden aan het aantal uren waarvoor ze hebben ingeschreven.
In het begin werd er gewerkt met gekleurde lidkaartjes om te bepalen wie wanneer mocht komen – een systeem dat in theorie goed klonk, maar in de praktijk al snel onwerkbaar bleek.
Het was lastig om bij te houden wie wanneer geweest was, en of iemand zijn maximumaantal beurten niet overschreed.
De club besloot het anders aan te pakken, en ging voor eenvoudige automatisering.
Elk lid kreeg een barcodepasje, gekoppeld aan het juiste abonnement in de software.
En die houdt nu automatisch bij wanneer een lid komt turnen, en of dat niet te vaak is.
De scanner staat aan de ingang, en leden scannen gewoon hun pasje bij binnenkomst.
Klaar.
Geen gedoe meer met kleurtjes of nattevingerwerk.
En het systeem doet zijn werk feilloos.
Een simpele oplossing die perfect past bij de schaal en werking van deze lokale, maar drukbezochte vereniging.
FAQ's
1. Heb ik altijd een toegangspoortje nodig voor toegangscontrole?
Nee hoor. Je kunt ook enkel een scanner plaatsen. Zeker als er steeds iemand aan de balie staat, is dat al een prima oplossing.
En anders kun je nog werken met een scanner bij de deur en een automatisch slot. Dat is vaak voldoende, zeker in kleinere clubs of in gedeeltes waar je geen grote toestroom verwacht.
Poortjes zijn vooral handig als je veel verkeer hebt, zones wilt afschermen, weinig toezicht hebt op de ingang van je club of als je onbemand open gaat.
2. Mag ik werken met gezichtsherkenning of een vingerscan?
Ons advies? Doe maar niet.
Biometrische toegangscontrole klinkt cool, maar juridisch is het vaak gedoe.
Vingerafdrukken en gezichten zijn gevoelige persoonsgegevens, en die mag je alleen gebruiken onder strikte voorwaarden.
In de praktijk is toestemming geven tricky, want als leden anders niet binnen mogen, is die toestemming meestal niet echt vrijwillig.
3. Wat als iemand zijn pasje vergeet of de batterij van zijn telefoon leeg is?
In de meeste systemen kun je dan handmatig een bezoek registreren en daarmee ook toegang geven.
Het is dan wel handig als er in de ledenkaart van het betreffende lid een foto staat, zodat je kunt zien dat de persoon aan de balie wel degelijk dezelfde is.
4. Wat gebeurt er als de stroom uitvalt?
Normaal hebben toegangssystemen een fail-safe functie: bij stroomuitval blijven de deuren open. Zodat leden de club altijd kunnen verlaten.
TIP: Vraag bij je leverancier na wat er precies gebeurt in noodsituaties en zorg voor een noodscenario.
5. Hoe zit het met bezoekers of mensen die een proefles willen doen?
Meestal is er wel een mogelijkheid om een tijdelijke code te genereren in de software. Zo houd je controle zonder dat je elk bezoek handmatig moet regelen.
6. Kan ik de toegangscontrole ook koppelen aan mijn ledenadministratie?
Hopelijk wel, want anders heb je veel dubbel werk te doen.
We raden heel sterk aan om een softwarepakket te kiezen dat zowel de ledenadministratie en de toegangscontrole voor zijn rekening neemt.
> Klik hier om meer te lezen over goede ledenadministratiesoftware voor je club.
7. Hoeveel kost een toegangscontrolesysteem gemiddeld?
Dat hangt sterk af van je keuzes.
Een eenvoudige setup met scanner en elektrisch slot heb je al vanaf een paar honderd euro.
Een professioneel toegangspoortje kost enkele duizenden euro’s, en voor een kwalitatieve manhoge draaideur ga je richting 10 000 euro.
Reken ook op installatiekosten en eventuele maandelijkse softwarekosten.
BONUS: extra tips als je start met toegangscontrole van je fitnessbedrijf
Tip 1: Kies het juiste systeem
Zorg ervoor dat het toegangscontrolesysteem samenwerkt met je ledenadministratiesoftware.
Dat maakt het gebruik veel eenvoudiger en bespaart je veel tijd op lange termijn.
Tip 2: Start klein en schaal op
Als je een kleine club hebt, begin dan met een simpel systeem, zoals een simpele scanner aan de balie. Breid uit naarmate je club groeit.
Tip 3: Test het systeem
Voordat je het systeem volledig implementeert, voer je een test uit met een klein aantal leden om ervoor te zorgen dat alles goed werkt.
Dat geeft je de kans om eventuele problemen of hobbels te identificeren.
Tip 4: Leg het uit aan je leden
Wanneer je toegangscontrole introduceert, leg dan duidelijk uit waarom je dat doet (om de veiligheid en efficiëntie te verbeteren, om leden beter te ondersteunen, etc.).
Dat zorgt ervoor dat leden zich meer op hun gemak voelen bij de verandering en ook snappen waarom het belangrijk is.
Tip 5: Zorg voor zichtbare feedback aan de ingang
Leden willen weten of hun scan gelukt is, en waarom ze eventueel toch niet naar binnen mogen. Zorg dus dat ze informatie krijgen nadat ze gescand hebben.
Dat kan bijvoorbeeld met een scherm dat op hen gericht staat, waarop duidelijk staat of hun toegang geldig is of waarom die geweigerd werd (bijvoorbeeld door een verlopen abonnement).
Bij draaipoortjes is dat meestal standaard opgelost met duidelijke signalen zoals een groene pijl of een rood kruis.
Zo weten leden dat hun pas wél goed gescand werd, maar dat ze om een andere reden geen toegang krijgen. Dat voorkomt verwarring en frustratie.
Tip 6: Denk aan een back-upsysteem
Zorg ervoor dat je een back-upsysteem hebt voor als je scanners of poortjes tijdelijk niet werken. Dat voorkomt chaos en ontevreden leden. Bijvoorbeeld door handmatige controle van de leden, of een tijdelijk offline toegangssysteem.
Tip 7: Wees duidelijk voor je leden
Combineer je toegangssysteem altijd met duidelijke signalisatie. Leden moeten in één oogopslag begrijpen waar ze mogen komen, en waar niet.
Tip 8: Zorg voor monitoring tijdens onbemande uren
Het kan altijd gebeuren dat je toegangscontrolesysteem uitvalt, bijvoorbeeld bij een computercrash of ongeplande Windowsupdate.
Tijdens onbemande uren staan leden dan voor een gesloten deur, en dat wil je niet.
Vraag na of je softwareleverancier de service biedt om je installatie te monitoren tijdens onbemande uren, en eventuele problemen op te lossen.