Automatiseren. Het klinkt voor veel ondernemers als een koud, kil woord. Iets voor grote bedrijven met onbereikbare helpdesks, eindeloze keuzemenu’s en klanten die zich een nummertje voelen.
Ze krijgen visioenen van klanten die na een kwartier wachten aan de telefoon uiteindelijk een robotstem te horen krijgen die hen dan nog niet eens verder helpt.
Niet meteen het soort ervaring waar ze als ondernemer van dromen voor hun eigen klanten.
Toch is automatiseren niet de vijand van persoonlijk contact. Integendeel zelfs. Maar dat is natuurlijk makkelijk gezegd.
In deze blogpost laat ik je zien hoe het bij mij persoonlijk ging. Hoe automatisering me hielp in mijn zoektocht naar meer tijd.
Van brandjes blussen naar échte gesprekken
Ik weet nog goed ik het kantoorwerk hier vroeger deed. Handmatig. Facturen opstellen, afspraken inplannen, mails beantwoorden, licenties verlengen, noem maar op.
Het was een beetje zoals jongleren met te veel ballen tegelijk, en geloof me: ik ben niet bepaald een natuurtalent in circuskunsten.
Het gevolg? Als ik tegen het einde van de dag een persoonlijk gesprek had met een klant, zat mijn hoofd eigenlijk al vol. Met lijstjes, to- do’s en kleine frustraties. Mijn aandacht was versnipperd en mijn geduld dunner dan het velletje op een kop warme melk.
En eerlijk: ik voelde me soms schuldig dat ik niet altijd de tijd nam voor een oprecht gesprek, terwijl dat net is wat ik zelf zo waardeer als klant.
Automatiseren leek toen iets voor later, als we “groot genoeg” waren. Maar eigenlijk hoef je helemaal niet te wachten tot je een multinational bent om het jezelf makkelijker te maken.
Automatiseren is niet hetzelfde als afstand nemen
De grootste misvatting over automatiseren is dat het je zaak onpersoonlijk maakt.
Alsof je met één druk op de knop alle warmte en menselijkheid uit je bedrijf perst. Dat is gewoon niet waar.
Slim automatiseren betekent net dat je de saaie, repetitieve taken uit handen geeft aan een systeem, zodat jij je energie kunt steken in wat er écht toe doet: je klanten, je team, je zaak.
Het is een beetje zoals een vaatwasser: niemand mist het afwassen met de hand, maar iedereen geniet van de extra tijd aan tafel.
En ja, er zijn dingen die je niet wilt automatiseren. Een verjaardagskaartje met de hand geschreven (oké, oké, dat doen we zelf niet meer, maar toch), een telefoontje om te vragen hoe het gaat, een oprechte babbel aan de balie – dat blijft mensenwerk.
Maar de rest? Waarom zou je jezelf blijven kwellen met Excel-lijstjes, dubbele administratie of het handmatig versturen van herinneringsmails? Je hebt wel wat beters (én leukers) te doen.
Meer tijd voor oprechte aandacht
Hoewel onze core business alles te maken heeft met automatiseren, heeft het toch een hele tijd geduurd voor we het onszelf ook gemakkelijker gingen maken.
En wát een verschil maakte dat automatiseren van onze administratie!
Plots had ik geen stress meer over klanten van wie de licentie doorliep terwijl ze in geen tijden betaald hadden. En ik was geen uren tijd meer kwijt met het maken van steeds dezelfde facturen.
Het systeem deed het werk, en ik kon mijn aandacht weer richten op de leukere aspecten van mijn job (en daar hoort de administratie dus niet bij).
Ook in je fitnesscentrum betekent automatiseren een groot verschil.
Als je software bijvoorbeeld automatisch een mailtje stuurt als een abonnement bijna afloopt, als iemand jarig is, of als een lid al een tijdje niet is komen sporten. Niet om te spammen, maar om te tonen dat je betrokken bent.
En omdat het automatisch gebeurt, heb jij tijd om dat ene lid dat het moeilijk heeft, een hart onder de riem te steken de volgende keer dat hij langskomt. Of om een rondleiding te geven aan een nieuw lid dat wat onwennig rondloopt.
Automatiseren betekent dus niet dat je minder contact hebt, maar wel dat je contact waardevoller wordt. Je hoeft niet meer te kiezen tussen administratie en aandacht – je krijgt gewoon beide.
De angst voor de robotstem
Niemand wordt blij van een robotstem die je doorverwijst naar een FAQ-pagina.
En dat is precies waarom automatiseren zo krachtig kan zijn, als je het goed aanpakt.
Door de basis te automatiseren, hou je tijd over voor de dingen die je niet kúnt automatiseren: een luisterend oor, een grapje aan de balie, een complimentje voor een trouw lid.
Je hoeft niet meer te kiezen tussen “alles zelf doen” en “alles uit handen geven”. Je kiest gewoon wat je wilt automatiseren, en wat niet.
En geloof me: je leden voelen het verschil. Ze merken dat je tijd hebt voor een écht gesprek, dat je niet gehaast bent, dat je hun naam nog weet en hun verhaal kent.
En dat is het soort service waar mensen voor terugkomen.
Praktijkvoorbeeld: automatiseren in je fitnessclub
Laat me het even concreet maken. Stel: je runt een fitnessclub. Je hebt leden die op verschillende tijdstippen willen komen sporten, abonnementen die verlengd moeten worden, groepslessen die volgeboekt raken, en een balie waar altijd wel iemand een vraag heeft.
Zonder automatisering ben je de hele dag bezig met lijstjes, telefoontjes, betalingen en het oplossen van kleine foutjes. Tegen dat je tijd hebt voor een praatje met een lid, ben je al half uitgeblust.
Met automatisering – bijvoorbeeld via FitMan – lopen al die processen op de achtergrond.
Leden schrijven zichzelf online in, reserveren een plekje in de groepsles, krijgen automatisch een herinnering als hun abonnement bijna afloopt. Jij kunt je focussen op wat echt telt: mensen motiveren, begeleiden, en een fijne sfeer creëren.
Het resultaat? Minder stress, minder fouten, en vooral: meer tijd voor échte aandacht.
De kracht van kleine gebaren
Automatiseren betekent niet dat je alles uit handen geeft. Het betekent dat je ruimte maakt voor de dingen die het verschil maken. Een handgeschreven kaartje, een persoonlijk telefoontje, een luisterend oor – dát zijn de dingen die leden onthouden.
En het mooie is: als je de basis automatiseert, heb je daar weer tijd voor. Je hoeft niet meer te kiezen tussen “alles zelf doen” en “alles laten lopen”. Je kiest gewoon bewust waar je je tijd en energie in steekt.
Ik merk het zelf ook. Sinds we meer geautomatiseerd werken, heb ik weer ruimte in mijn hoofd. Ik vergeet minder, ik ben minder gehaast, en ik heb meer plezier in de gesprekken met klanten. En dat voelen zij ook.
Automatiseren is maatwerk
Natuurlijk is automatiseren geen one size fits all. Wat voor de ene zaak werkt, past niet per se bij de andere.
Het is belangrijk om te kijken waar je tijd verliest, waar je fouten maakt, en waar je energie opraakt. Begin klein, met één proces dat je het meeste hoofdpijn bezorgt. Test het uit, kijk wat het oplevert, en bouw van daaruit verder.
En wees niet bang om hulp te vragen. Niemand verwacht dat je alles zelf uitvogelt. Er zijn systemen die speciaal gemaakt zijn voor kleine en middelgrote bedrijven, met oog voor persoonlijk contact en gebruiksgemak. Je hoeft geen IT-expert te zijn om ermee aan de slag te gaan.
De balans tussen mens en machine
De kunst is om de juiste balans te vinden tussen mens en machine. Laat de computer doen waar hij goed in is – rekenen, herinneren, structureren – en gebruik je eigen tijd en energie voor de dingen die alleen jij kunt: luisteren, meedenken, inspireren.
Het is een beetje zoals koken met een keukenrobot. Je laat het hakken en snijden over aan het toestel, zodat jij je kunt concentreren op het proeven, kruiden en serveren.
Het resultaat is niet minder persoonlijk – het is net beter, omdat je aandacht kunt geven aan wat er echt toe doet.
Twijfel je nog? Dit zijn de voordelen op een rij
Misschien ben je nog niet helemaal overtuigd. Dat snap ik. Automatiseren vraagt een beetje lef, en het voelt soms alsof je de controle uit handen geeft. Maar geloof me: het levert je zoveel op.
– Meer tijd voor je leden: je hoeft niet meer te kiezen tussen administratie en aandacht.
– Minder fouten: het systeem vergeet niets, raakt geen papieren kwijt en stuurt altijd op tijd een herinnering.
– Betere service: je kunt sneller reageren, persoonlijker inspelen op vragen, en leden het gevoel geven dat ze gezien worden.
– Meer werkplezier: je doet weer waar je goed in bent, en laat de rest over aan het systeem.
– Groei zonder stress: je zaak kan groeien zonder dat jij alles zelf moet blijven doen.
En het mooiste is: je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin klein, bouw rustig op, en ontdek zelf hoeveel tijd en energie je wint.
Maak het jezelf makkelijk – en je leden blij
Ik geloof oprecht dat automatiseren niet het einde is van persoonlijk contact, maar juist het begin van meer oprechte aandacht.
Je hoeft niet te kiezen tussen efficiëntie en warmte. Je kunt beide hebben, als je het slim aanpakt.
Wil jij ook weer tijd voor echte gesprekken met je leden? Maak dan hier een afspraak voor een vrijblijvende demo en kijk hoe het werkt.
Tot snel!
Elke