Onbemande fitness: hoe je veilig en succesvol zonder personeel opent
Mijn tienerzonen kunnen het zich niet voorstellen, maar ik zat op hun leeftijd met cassettebandjes te klooien en had geen Google of ChatGPT om me te helpen met mijn boekbesprekingen.
En ik ben niet eens oud! Wel ja, zij vinden van wel natuurlijk…
Maar goed, de wereld verandert razendsnel. En natuurlijk verandert de fitnessbranche mee.
Vroeger vond je standaard iemand achter de balie, maar vandaag kiezen steeds meer clubs er bewust voor om (gedeeltelijk) onbemand open te gaan. Slim, efficiënt en afgestemd op de noden van moderne sporters.
Alleen… zomaar onbemand open gaan, dat werkt natuurlijk niet.
In dit artikel vertel ik je alles wat je moet weten als je je fitnesszaak (gedeeltelijk) onbemand wilt laten draaien. Dit mag je verwachten:
- Wat is onbemande fitness eigenlijk?
- Waarom het een goed idee is om onbemand open te gaan
- Ja maar… Zes terechte bezwaren tegen onbemand open doen – en ons eerlijke antwoord
- Wat heb je nodig om succesvol onbemand te draaien?
- Praktijkvoorbeelden van succesvolle onbemande fitnessclubs
- Tien extra tips voor een vlot en veilig draaiende club
Wat is onbemande fitness eigenlijk?
Met onbemande fitness bedoelen we een fitnesszaak die gedeeltelijk of helemaal zonder personeel open is.
Sommige clubs draaien volledig geautomatiseerd: het lid schrijft zich in, kiest zijn abonnement, doet zijn betaling, krijgt een bar- of QR-code toegestuurd (via mail of via een app) en scant die om binnen te komen. Deze clubs zijn veelal 24/7 open.
Maar het komt veel vaker voor dat een fitnesszaak gedeeltelijk onbemand open is: op bepaalde uren overdag en ’s avonds (meestal de drukste uren) is er personeel aanwezig in de zaak, maar in de vroege, late en kalme uurtjes, in het weekend en soms ook ’s nachts draait de club onbemand.
Op die momenten kunnen leden zelfstandig binnenkomen, sporten en weer vertrekken.
Dat is uiteraard niet simpelweg een kwestie van je deur open te laten en erop te vertrouwen dat alleen wie een geldig abonnement heeft je zaak binnenkomt.
Nee, zeker als je onbemand open doet, is het echt nodig dat je de toegang tot je club zorgvuldig controleert. Eerst en vooral voor de veiligheid van je leden en je club zelf. In de tweede plaats omdat je niet wilt dat zomaar iedereen gebruik komt maken van je faciliteiten. Je bent tenslotte Sinterklaas niet.
Hoe je die toegangscontrole het beste aanpakt en waar je verder nog voor moet zorgen als je zonder personeel gaat draaien, daar komen we later in dit artikel op terug.
Maar laten we eerst eens kijken wat onbemand open doen je allemaal kan opleveren.
Waarom het een goed idee is om onbemand open te gaan
De voordelen van onbemand open doen zijn divers en gaan verder dan enkel besparen op personeel.
Ik zet ze even op een rijtje:
Flexibiliteit voor je leden
Motivatie en gemak
Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar ik vind het zelf altijd vervelend om me te moeten aanpassen aan openingstijden.
De bieb die weer niet open is, waardoor je wéér een boete aan je broek hebt.
Takeaway-restaurants die op maandag andere plannen lijken te hebben dan fastfood te frituren.
En breek me de bek niet open over de openingstijden van de gemeenteloketten.
In ieder geval is het vervelend als je plannen gedwarsboomd worden door het tijdsschema van een ander.
Zorg dat jij die ander niet bent voor je leden.
Want wie staat te popelen om zich helemaal te smijten op de crosstrainer, maar zijn sportuurtje moet uitstellen omdat je club gesloten is, heeft als je open bent misschien helemaal geen zin meer.
En wie zich sowieso al moet opkrikken om te gaan sporten, die doet dat het liefst wanneer het hem of haar het beste uitkomt, en niet wanneer jij vond dat je zaak moest open zijn.
Want laten we wel wezen: een heleboel van je leden komt niet omdat ze niets leukers te doen hebben dan zich in het zweet te werken.
Ze willen fit worden, afslanken, flaneren op social media of indruk maken op hun vrienden. Neem hun kwetsbare motivatie niet af door te beperkt open te zijn.
Flexibiliteit voor verschillende types sporters
Jan sport graag ’s morgens vroeg, voor het werk.
Margot heeft onregelmatige uren, maar probeert toch steeds een fitnessuurtje na haar shift mee te pikken.
En de hooggevoelige Thomas sport het liefst midden in de nacht, als er geen kat te bespeuren is in je club.
Dat jij intussen op een oor ligt, dat maakt helemaal niets uit.
Geef je leden de vrijheid om te komen sporten wanneer het hen uitkomt – niet wanneer jij toevallig open bent.
Meer flexibiliteit voor jou als ondernemer
Zeker als beginnende ondernemer sta je meestal zelf in je zaak. En mocht je nu een verzekeringskantoor of een kledingwinkel hebben, dan zijn je uren nog wel te doen.
Maar als fitnessondernemer ontkom je er bijna niet aan om vooral ’s avonds lang te blijven doorwerken, want heel veel mensen met een kantoorjob hebben pas in de avonduurtjes of in het weekend tijd om te sporten.
Maar jij hebt ook een leven naast je zaak. Een partner. Kinderen. Hobby’s. Dingen die ook tijd vragen – en terecht.
Wie niet enkel wil leven voor zijn bedrijf, kan het maar moeilijk alleen runnen allemaal.
Maar personeel is heel duur, zéker op onchristelijke uren. Dus wat nu?
Met gedeeltelijk onbemand open doen, vang je heel wat op.
Als je je club tijdens de rustige uren onbemand laat draaien, kun je dan je administratie doen. De kinderen van school gaan halen. Een dutje doen in de zetel. Of eens kijken of je geen tijd vindt om een tweede deels onbemande vestiging open te doen, wie weet?
En ’s avonds ga jij naar huis om een uurtje of negen, als de drukte voorbij is. Maar je fitness blijft draaien. Ideaal.
Minder personeelskosten
Als er personeel in je zaak staat, dan is het wel de bedoeling dat dat ook echt nuttig is.
En zo na de middag, als twee man en een paardenkop komen sporten, hebben je medewerkers niet veel te doen in je zaak.
Dus moet je niet raar opkijken als ze hun nagels zitten te vijlen.
Toch is het beter om open te zijn tijdens die daluren, al is het maar voor die enkeling die dan niet op zijn werk moet zijn.
Doe gewoon onbemand open op de kalme uren van je zaak. Dan heb je minder loonkosten, en blijft de ervaring voor je leden helemaal op niveau.
Meer inkomsten
Met onbemand open doen speel je niet alleen slim in op dalmomenten.
Want als je je openingstijden verruimt of zelfs 24/7 open gaat, dan stijgen je inkomsten, terwijl je kosten maar beperkt toenemen.
Je hebt meer potentiële bezoekersmomenten, en dat vergroot je bereik en biedt je leden net dat beetje extra. Kassa-kassa!
Amai, dat onbemand open doen: dat heeft echt heel wat voordelen.
Maar de kritische ondernemer in jou zal zeker ook zijn bedenkingen hebben. En terecht.
Daarom het volgende onderdeel: mogelijke bezwaren tegen onbemand open doen, en ons eerlijk advies.
Ja, maar... Zes terechte bezwaren tegen onbemand open doen - en ons eerlijke antwoord
Bezwaar #1: Wat als er iets misgaat?
Veel fitnessondernemers vinden het maar een eng idee om onbemand open te doen.
Want hun zaak is als hun kindje, en je laat je vierjarige toch ook niet uren helemaal alleen? En wat als er iets met de leden gebeurt? Wie is er dan trouwens verantwoordelijk?
Het zijn terechte bezorgdheden.
Maar het punt is: je laat je zaak en je leden niet alleen. Het is niet omdat jij of je medewerkers niet zelf met argusogen staan te spieden of alles wel in orde is, dat ze aan hun lot worden overgelaten en dat je alleen maar kunt hopen dat er niets verkeerds gaat.
Want als je het een beetje serieus aanpakt, kun je echt wel gerust zijn dat alles op rolletjes loopt.
Het begint allemaal met een goede toegangscontrole. Als je ervoor zorgt dat alleen leden met een geldig abonnement voor dat tijdstip je zaak binnen kunnen, dan kom je al een heel eind.
Andere dingen om op orde te hebben, zijn duidelijke instructies bij noodgevallen, camerabewaking, noodknoppen en brand- en inbraakbeveiliging. Daarover meer verderop in dit artikel.
In ieder geval: met de juiste voorzorgsmaatregelen, hoef je echt niet wakker te liggen van wat er mis zou kúnnen gaan.
Bezwaar #2: Wat als mijn leden schade veroorzaken of spullen stelen?
De meeste mensen gedragen zich gewoon goed, ook als er niemand kijkt.
Maar misschien heb je toch ook een paar leden die allergisch zijn aan regels en er lak aan hebben dat jij bijvoorbeeld graag hebt dat ze de halters terugplaatsen na gebruik.
Of erger nog: ze misdragen zich ronduit, brengen schade toe aan je zaak of plegen diefstal.
Als je zorgt voor een goede toegangscontrole en een goed camerasysteem, letten veel mensen al heel wat beter op hun tellen. Wie weet dat zijn bezoek geregistreerd wordt en dat hij gefilmd wordt, zal niet zomaar het beest uithangen.
Verder raden we sterk aan om een apart abonnement te creëren voor de onbemande uren, en een bijbehorende overeenkomst op te stellen met daarin de do’s en don’ts die je verwacht.
Wees streng: wie zich niet houdt aan de gemaakte afspraken, krijgt afhankelijk van het vergrijp eerst een waarschuwing, en verliest de tweede keer minstens tijdelijk het recht om te trainen tijdens de onbemande uren.
Zorg ervoor dat je zulke zaken kunt instellen in je ledenadministratiesoftware. Dan hou je zelf de controle, ook zonder fysiek aanwezig te zijn.
Even terzijde: als je wilt weten waar je qua ledenadministratiesoftware nog aan moet denken, lees dan zeker dit artikel.
Bezwaar #3: Onbemand open doen is zo onpersoonlijk
Heb je een kleine, warme club waar de gemoedelijke sfeer, fijne babbels en persoonlijke begeleiding centraal staan? Dan voelt gedeeltelijk onbemand open doen vaak wat te afstandelijk.
Je leden komen immers vooral voor het persoonlijke, en voelen zich misschien minder welkom als er geen personeel aanwezig is.
Maar onbemand betekent niet per se ongezellig. Een vriendelijk ‘Welkom terug, Anke!’ op een scherm bij binnenkomst doet al veel. Zulke zaken zitten vaak al standaard in de toegangssoftware.
Verlies trouwens ook je introverte leden niet uit het oog. Voor hen is de ‘gezellige’ smalltalk aan de balie net een noodzakelijk kwaad dat hen heel wat sociale energie kost.
En introvert of extravert, veel mensen het juist heerlijk om in alle rust te sporten, zonder andere mensen of zonder dat ze zich bekeken voelen. Als je onbemand open doet, dan geef je hen letterlijk en figuurlijk de ruimte.
Ten slotte is het ook geen zwart-witverhaal. Er blijven immers nog genoeg bemande uren over waarin je de persoonlijke touch wel volop kunt bieden.
En: vraag je leden wat ze ervan zouden vinden als je ook zonder personeel zou opendoen. Vaak verrast het je hoeveel mensen juist blij zijn met de extra flexibiliteit.
Bezwaar #4: Mijn leden willen het niet of zijn er niet klaar voor
Voor sommige leden — zoals beginners of ouderen — voelt trainen zonder toezicht misschien wat spannend aan.
Ook hier: het hoeft heus niet alles of niets te zijn. Het gaat er niet om dat je altijd onbemand moet open zijn – integendeel.
Zorg dus vooral dat er nog voldoende bemande uren over blijven. Dan kan wie niet wil trainen tijdens onbemande uren, gewoon komen als er wel personeel is.
Begin klein: bijvoorbeeld met vroege of late onbemande uren. En leg goed uit hoe het werkt en waarom je deze keuze maakt. Zo neem je twijfels weg en versterk je het vertrouwen.
Bezwaar #5: Het kost veel geld om alles goed te regelen
Eerlijk is eerlijk: onbemand open doen kost geld.
Je hebt misschien een toegangspoort nodig, al hangt dat af van je specifieke situatie. Goede software. En dan nog een camerasysteem en een of meerdere noodknoppen.
Maar: die investering verdien je op termijn gemakkelijk terug.
Denk maar aan uitgespaarde personeelskosten als je in de daluren onbemand open gaat.
En aan extra inkomsten omdat je blije leden vol enthousiasme over je ruime openingstijden vertellen aan iedereen die het maar horen wil.
Tip: sommige leveranciers bieden voor grotere investeringen zoals toegangspoorten afbetalingsmogelijkheden zonder extra kosten. Zeker de moeite om naar te informeren.
Bezwaar #6: Wat als het systeem het laat afweten?
Logisch dat je daarover twijfelt. Wat als het systeem je op een cruciaal moment in de steek laat?
Want je kunt nog het allerduurste, modernste en kwalitatiefste softwarepakket in huis hebben gehaald, dan nóg kan het voorkomen dat het tijdelijk niet werkt.
En dat leden dus onterecht voor een gesloten deur komen te staan.
Zelfs de beste software werkt niet als de computer crasht of de verbinding met de deur hapert, net zoals een wielrenner ook nergens raakt met een lekke band.
Zulke situaties kun je niet vermijden. En ook niet voorspellen.
Gelukkig bieden sommige softwareleveranciers een oplossing: ze monitoren je installatie en grijpen in als er iets foutloopt.
Vraag zeker na bij je softwareleverancier welke monitoringopties zij bieden.
Als zij problemen met je installatie kunnen signaleren en ze die vanop afstand kunnen oplossen, bespaart je dat een hoop stress. En boze leden.
Ik hoop dat ik al je bezorgdheden heb kunnen wegnemen en dat je intussen al bijna niet meer kunt wachten om onbemand open te doen.
Het volgende deel komt dan zeker van pas, want we gaan het hebben over de verschillende opties als je onbemand open gaat.
Wat heb je nodig om succesvol onbemand te draaien?
Eerst en vooral veel goesting en een beetje lef.
En daarnaast nog wel wat dingen. Een overzicht:
Toegangscontrole: vier mogelijkheden
Er zijn vier veelgebruikte methodes om de toegang tot je club te regelen tijdens onbemande uren. Welke je kiest, hangt af van je locatie, je ledenpubliek en je budget.
1) Een elektrisch slot in de bestaande buitendeur
Een eerste optie is het inbouwen van een elektrisch slot in de bestaande buitendeur, dat dan aan de toegangscontrolesoftware gekoppeld wordt.
Je plaatst een scanner bij de buitendeur, en als leden een geldige code scannen, wordt het slot ontgrendeld.
Het is heel belangrijk dat je ook een deurdranger plaatst, die de deur automatisch dicht laat vallen als er iemand binnen is gekomen.
Voordelen:
- snel en makkelijk te realiseren
- heel budgetvriendelijk
- bijna overal toepasbaar
Nadeel:
eenmaal de deur open is, kunnen er meerdere mensen tegelijk binnen. Dat nadeel kan opgevangen worden door camerabewaking. Dat komt later aan bod in dit artikel.
Tip: plaats indien mogelijk de scanner achter glas.
2) Een elektrisch slot in de bestaande buitendeur, met daarachter een tourniquet
Met deze tweede optie komen de leden binnen zoals in optie 1, en scannen ze meteen daarna opnieuw hun ledenpas of app aan een tourniquet of draaikruis.
Voordelen:
- ingebouwde scanner
- je hebt meer controle, want de tourniquet laat de leden één per één binnen
- compact
Nadeel:
het is nog geen waterdicht systeem, want leden kunnen over de tourniquet springen
3) Een manhoge draaideur
Een derde optie is een manhoge draaideur. Dat is een grote, stevige deur waar de leden letterlijk instappen, en die alleen ontgrendelt als er een geldige code gescand wordt. Je kunt er niet met meerdere mensen tegelijk door.
Zo’n deur kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Voordeel:
heel veilig
Nadeel:
de meest prijzige optie
Welke optie is voor jou het interessantst?
Ik zou wel willen hoor, maar helaas heb ik hier geen pasklaar antwoord op. Want alles hangt af van je specifieke situatie.
Ben je in een rustige buurt gelegen en schat je je leden betrouwbaar in? Dan kan enkel een elektrisch slot in de buitendeur prima de juiste oplossing voor je zijn.
Heb je wat pittiger leden of ligt je zaak in een grootstad? Dan is een manhoge draaideur wellicht een betere keuze.
Jij bent de beste persoon om in te schatten wat voor jouw club het beste zou werken. Maar als je wilt, maken we graag tijd om er met jou over te sparren.
Camerabewaking: ogen op afstand
In onbemande settings is camerabewaking meestal wel een goed idee. Camera’s zorgen voor veiligheid, maar ook voor controle.
Denk bijvoorbeeld al zeker aan een enkele camera, gericht op de ingang. In sommige systemen is het namelijk mogelijk om die automatisch foto’s te laten maken van iedereen die binnenkomt.
Die foto’s worden dan opgeslagen in de software, en zijn eenvoudig te vergelijken met de profielfoto’s van leden. Uiteraard zie je dan ook meteen of er meerdere mensen tegelijk binnen komen.
Een uitgebreidere camerainstallatie kan natuurlijk ook.
Je kunt dan vanop afstand live kijken wat er in je club gebeurt, en ook over een langere periode terugkijken. Sommige systemen nemen ook geluid op.
Zorg sowieso voor signalisatie. Je leden moeten duidelijk weten dat ze gefilmd worden.
En let op als je ook geluid opneemt, want dan gelden er vaak strengere regels op vlak van privacy.
Informeer je goed over wat wettelijk toegestaan is in jouw regio.
Noodknoppen: directe hulp bij incidenten
Let erop dat je leden altijd snel hulp kunnen inroepen als er iets misloopt. Een goede basis daarvoor zijn nood- of paniekknoppen.
Een noodknop of paniekknop is een drukknop waarmee een lid hulp kan inroepen.
Er wordt dan automatisch een alarm geactiveerd bij een meldkamer of externe bewakingsfirma, of de politie wordt gewaarschuwd.
Sommige systemen waarschuwen ook meteen jou als eigenaar via sms of app-notificatie.
Plaats een of meerdere noodknoppen in je club en zorg ervoor dat ze goed zichtbaar en makkelijk bereikbaar zijn.
In een crisissituatie moet een lid meteen weten waar die knop zit.
Brand- en inbraakbeveiliging: bescherming als jij even niet kijkt
Zeker bij onbemande openingsuren is een goed brandmeld- en alarmsysteem extra belangrijk.
Want er is niemand aanwezig om meteen in te grijpen bij een brandje, rookontwikkeling of een inbraak.
Wat heb je nodig?
Rook- en hittemelders die automatisch een signaal geven bij rook of ongebruikelijke temperatuur;
Inbraakdetectie: bijvoorbeeld bewegingssensoren of deur-/raamcontacten buiten de openingsuren;
Doorschakeling naar een meldkamer zodat er actie ondernomen wordt, ook als jij ligt te slapen.
Tip: Een goed beveiligingssysteem werkt het best wanneer alle onderdelen goed op elkaar zijn afgestemd. Vraag bij leveranciers naar totaaloplossingen die camerabewaking, alarmen en noodknoppen combineren, zodat je alles in één keer goed regelt.
Praktijkvoorbeelden van succesvolle onbemande fitnessclubs
Go4Fit
Go4Fit is een fitnessketen in Gelderland die al vier van hun vestigingen deels onbemand open heeft. De meeste ochtenden en avonden staat er personeel; de overige tijd, ook ’s nachts, draait de fitnessclub volledig onbemand.
In deze onbemande uren kunnen leden gewoon blijven sporten, terwijl de eigenaar en het personeel hun tijd elders kunnen besteden. Bij Go4Fit komen dagelijks honderden leden, met uiteenlopende karakters en trainingsstijlen.
Wat Go4Fit heeft ingezet:
- Elektrisch slot in de buitendeur: Leden scannen hun pas om toegang te krijgen.
- Onbemande draaideur: Na het scannen van de toegangspas wordt de deur automatisch ontgrendeld en kan er één persoon binnen.
- Camerabewaking: Met een uitgebreid camerasysteem blijft de veiligheid van leden en de club gewaarborgd, zelfs zonder personeel aanwezig.
In de video hieronder zie je vanaf 00:10 hoe de toegangscontrole van Go4Fit werkt in de praktijk:
123 Fit Lanaken
123 Fit Lanaken had de vraag van hun leden om de openingstijden te verruimen, maar de eigenaar wilde geen personeel extra inzetten en ook zijn eigen vrije tijd niet opofferen.
De oplossing? De club is niet 24/7 open, maar heeft nu aangepaste openingstijden die veel leden goed van pas komen.
Wat 123 Fit Lanaken heeft ingezet:
- Leden scannen aan de buitendeur om binnen te komen. Er is geen personeel aanwezig tijdens de vroege ochtend- en late avonduren.
- Een tourniquet bij de ingang zorgt ervoor dat leden één voor één binnenkomen, zelfs zonder personeel.
- Een camera bij de ingang maakt automatisch foto’s van leden bij elke toegang, wat de veiligheid verder vergroot.
Tien extra tips voor een vlot en veilig draaiende onbemande club
1. Laat leden een aparte overeenkomst ondertekenen
Zorg ervoor dat leden die tijdens onbemande uren willen komen sporten, een overeenkomst ondertekenen. Laat die overeenkomst ook door een jurist nalezen voor extra zekerheid.
2. Check je verzekering
Controleer goed of je verzekering onbemande openingsuren dekt. Veel standaardpolissen doen dit namelijk niet!
3. Zorg voor duidelijke noodinstructies
Zorg ervoor dat er duidelijke, korte en begrijpelijke noodinstructies zichtbaar zijn voor je leden, zodat ze in geval van een noodgeval weten wat te doen.
4. Vraag bij je gemeente of je 24/7 open mag
Als je overweegt om 24/7 open te gaan, check dan altijd eerst bij je gemeente of dit wettelijk toegestaan is. Geloof het of niet, maar dat is niet overal het geval.
5. Controleer ramen en deuren
Zorg ervoor dat ramen goed afgesloten zijn en dat je geen risico loopt op inbraak of vergissingen, zoals een schuifraam dat half open blijft staan.
6. Voorzie afsluitbare lockers voor leden
Voorzie afsluitbare lockers voor je leden, zodat ze hun spullen tijdens onbemande uren veilig kunnen opbergen.
7. Berg waardevolle spullen veilig op
Zorg ervoor dat waardevolle spullen van de club goed beveiligd zijn in afsluitbare kasten, zodat er geen risico op verlies of diefstal is.
8. Overweeg onbemand trainen in een apart gedeelte
Als je je hele club niet onbemand wilt openen, kun je overwegen om alleen een gedeelte van de club voor onbemand trainen beschikbaar te stellen.
9. Zorg voor een AED
Plaats een AED (hartdefibrillator) op een centrale, zichtbare plek, zodat je leden altijd toegang hebben tot levensreddende apparatuur in geval van nood.
10. Automatiseer verlichting en klimaatregeling
Maak gebruik van timers of bewegingssensoren om verlichting en klimaatregeling automatisch te beheren, zodat je club altijd optimaal ingericht is, zonder extra handmatige bediening.
Conclusie
Deels onbemand open gaan is voor veel fitnessclubs de moeite waard, mits je de juiste maatregelen neemt.
Het biedt niet alleen meer vrijheid voor je leden, maar geeft ook jou meer ademruimte én biedt je club extra potentieel.
Benieuwd naar advies voor jouw specifieke situatie? We helpen je graag verder!